화장품

[Run to EU]④브랜드사의 EU 유통 방법

제조사와 유통사의 RP 요구는 불편한 사례 5가지 발생
mandated RP 통해 유통 체인(supply chain) 내 안전 추적관리 가능

CPNP는 EU 28개국과 EFTA 4개국에서 적용된다. CPNP는 등록 시 수입사가 RP를 요구하는 경우가 있다. 이럴 때는 동의하지 말아야 한다. 복제품(me too) 발생 및 유통사의 횡포에 말릴 가능성 때문이다. 유럽 화장품 유통과 CPNP와의 상관관계를 ’대한화장품산업연구원+YJN파트너스 공동기획‘으로 소개한다.[편집자 주] 


EU화장품규정에는 ▲제조자 ▲판매자 ▲수입자 ▲책임자 등이 안전성을 책임진다. 실질적으로 EU내에서 책임자(RP)로 지명된 법인 또는 자연인의 화장품만이 시장에 출시할 수 있다. RP는 EU 역내에 거주하며, 자격을 갖춘 자연인 또는 법인을 말한다. 시장에 출시된 각각의 화장품에 대해 RP만이 관련 의무사항들을 이행한다. 단 표지 언어 번역에 대한 책임은 Distributor(유통업자/판매자)에게 있다.


#1 RP의 역할


RP의 역할은 △화장품 안전성 감시 및 부작용 관리 △표본 추출 및 분석 △동물 실험 관리 △우수제조관리기준 관리 △CPNP등록 △라벨 검수 및 관리 △화장품 구성원료 인증 규정 준수 관리(REACH) △PIF(화장품 정보파일) 관리 △CPSR(화장품 안전성 보고서) 채택 및 관리 등이다.


RP는 EU역내 제조자, EU역내 수입자, 법적 권한을 가진(mandated) RP 등 다수일 수 있다.


이에 대해 CPNP등록 전문기업 YJN파트너스의 이동기 차장은 “제조자와 수입자는 EU역내에서 CPSR(화장품안전보고서)을 공유하지 않으며, RP 전담인원이 없다. 대신 mandated RP는 기 작성한 CPSR을 토대로 여러 수입사와 정보를 공유하고, RP전담 인원이 추적 관리한다”며 “브랜드사는 mandated RP를 지정함으로써 비용을 절감하고 효율적인 관리가 가능하다”고 설명했다.


mandated RP(에이전시) 한 곳만 지정하면 EU 28개국, 어디라도 유통이 가능하다는 얘기다. 



#2 EU 유통


브랜드사가 유럽에 유통하는 방법은 세 가지다. 먼저 RP 에이전시가 제공하는 '판매자 등록 가이드‘에 맞춰 해당 수입국의 수입자가 CPNP에 등록하는 방법이다. 이때 RP는 ’판매허가서‘를 발행하며, 이 경우 정상적인 추적 관리가 가능하다.


둘째, 한 명의 RP가 EU 모든 국가에 판매자 등록을 한 후 개별 수입자들을 디스트리뷰터로 활용하는 방법이다. 이는 개별 수입자가 판매자 등록을 거치지 않아 간편해 보이지만, 실제 판매자와 CPNP 등록자가 달라 추적관리가 불가능하다는 단점이 있다. 단, 유럽 현지 법인이 있을 경우에는 고려할 수 있는 방법이다. 


셋째, 판매자 등록을 하지 않고 판매하는 방법이다. CPNP제도가 정착되기 전 일부 수입사가 사용했다. YJN파트너스의 이동기 차장은 “본격 수입이 아닌 테스트 성격으로 수입 시 판매자 등록을 안하는 경우다. 스페인·이탈리아·폴란드 등의 수입자가 종종 그렇다”며 주의를 당부했다.


수입사가 RP를 요구하는 경우도 있다. 이때 발생하는 불편한 사실이 5가지가 있다. 먼저 수입사가 더 이상 RP를 하지 않겠다고 통보하는 경우다. 둘째, 신규 수입회사와 RP연결을 하지 않겠다고 하는 경우도 있다. 셋째 ①과 ②가 동시에 발생하기도 한다. 넷째 변동 내용을 업데이트를 하지 않는다. 다섯째 CPNP등록 시 CPSR을 작성하지 않은 경우다.


YJN파트너스의 이동기 차장은 “브랜드사가 RP 중요성을 잘 모르는 상태에서 EU에 첫 수출시 수입사가 제품 독점권을 확보하기 위해 RP를 제안한다. 이 경우 ▲복제품 발생 가능성 ▲다른 나라 수입사에게 RP supply chain에 비협조 ▲추가 거래가 없을 시 수입사가 RP 대행 포기 통보 ▲향료 금지성분 등 EU화장품규정 업데이트 미흡 ▲전문인력이 없고, CPSR 미작성 이유로 추가 비용 요구 등의 불편한 사항이 발생한다”며 “수입사의 RP 제안은 받아들이지 말라”고 조언했다.


#3 제품정보파일 10년 보관


그렇다면 RP에이전시가 브랜드사에 제공하는 정보는 무엇이 있을까? 이동기 차장은 “△CPSR B △등록정보 PDF △CPNP 스크린 샷 등을 제공한다. CPSR A(안전성 정보 전문)는 브랜드사의 비밀로 비공개다. 다만 안전성 평가 요약인 CPSR B를 제공한다”고 말했다.


RP는 PIF(제품정보파일)를 10년 동안 보관해야 하며, 현지 위생관의 요청이 있으면 제출해야 한다. PIF에서 가장 중요한 것이 CPSR이다.


CPSR 관련, 대한화장품산업연구원 김종현 선임연구원은 “CPSR에는 해당 제품의 설명과 제조에 대한 전반적인 부분을 기술해야 한다. 따라서 CPSR은 적정한 자격을 갖춘 감정인(assessor)이 작성해야 하고, 과학적 접근법에 따라서 기술해야 한다. 기술하는 내용은 적정한 안전 평가를 거쳐야 한다. 또한 필요에 따라서는 제조사나 외부 실험기관의 자료를 추가해서 기술할 수 있다”고 설명했다.


RP와 Assessor는 제품의 안전성을 평가하고 최신 정보로 유지해야 한다. 이동기 차장은 “YJN Europe은 슬로바키아의 질리나(Zilina)에 있으며, CPNP 등록 넘버에 RP를 연결하면 해당 브랜드에 ‘mandated RP: YJN EUROPE로 표시되고 관리된다”고 전했다.


즉 “YJN EUROPE는 제품 안전 책임을 지며, 바이어(Importer, Distributor)는 YJN EUROP의 mandated RP supply chain 안에서 Importer RP(sub RP)로 유통이 가능하며, 책임을 진다. 


이어서 브랜드사들이 궁금해 하는 수출 시 주의사항을 Q&A로 알아본다.(계속)


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